Než vznikne CRM, popište svůj běžný den
Jednoduchá aplikace může v jedné agendě držet kontakty, poptávky, zakázky a navazující úkoly. Online platby a napojení na další systémy do tohoto základu nepatří. Zadání začíná tím, jak tyto věci řešíte dnes. Výchozí cena této aplikace je od 19 000 Kč.
Popište cestu jedné zakázky
Začněte okamžikem, kdy přijde nový kontakt. Kdo ho převezme, kam si zapíše zadání a jak pozná, co má udělat dál? Pokračujte přes nabídku a domluvu až k dokončení. Pojmenujte stavy vlastními slovy, která už používáte.
Přidejte i běžné odbočky: chybějící podklady, odloženou poptávku nebo změnu termínu. Právě v těchto situacích se ukáže, jaké informace lidé potřebují sdílet. Pro ukázku použijte smyšlené údaje a klidně obyčejný nákres na papíře.
Spojte údaje, které k sobě patří
Rozlišujte kontakt, firmu, zakázku a úkol. Jeden kontakt může souviset s více zakázkami a na jedné zakázce může pracovat několik lidí. Napište si, které vazby opravdu potřebujete. Údaje se zapisují do této jedné agendy. Napojení na jiné systémy do základního rozsahu nepatří.
U každého pole si položte otázku, k čemu ho používáte. Kdo podle něj vyhledává nebo rozhoduje? Označte nezbytné údaje a ty, které lze doplnit později. Tím se zpřesní formuláře i přehledy, které budete při práci skutečně otevírat.
Rozdělte odpovědnost a přístupy
Sepište role lidí, kteří budou se systémem pracovat. Určete, kdo může založit kontakt, změnit stav zakázky, upravit cenu nebo smazat záznam. Zvlášť popište, které informace má člověk pouze vidět a které může měnit.
Stejně důležitá je odpovědnost za další krok. U otevřené zakázky má být zřejmé, kdo ji řeší a na co čeká. Domluvte také předání při nepřítomnosti a způsob, jak dohledat předchozí změnu. Tyto situace se vyplatí projít už v návrhu.
Vyberte první ucelený rozsah
Pro první verzi vyberte cestu, kterou lze projít od začátku do konce. Může zahrnovat založení kontaktu, přijetí poptávky, přidělení člověka a přehled rozpracovaných zakázek. Další funkce si sepište vedle a určete jejich prioritu.
Hotový rozsah zkuste nanečisto na několika případech. Sledujte, zda najdete potřebný záznam, poznáte jeho stav a zvládnete na něj navázat. Do zadání pak patří i správce, výchozí data a způsob běžných úprav. Online platby a napojení na další systémy se domlouvají zvlášť, pokud je vůbec chcete.
Máte vlastní postup práce? Jeho krátký popis může být základem zadání jednoduché aplikace.