Jak si ujasnit pravidla rezervací
Jde o jednu agendu jednoduché aplikace, ne o propojení s cizím kalendářem a ne o online platby. Za výběrem termínu je několik rozhodnutí: co se rezervuje, jak dlouho to trvá, kdo má být dostupný a kolik lidí může přijít současně. Když jsou pravidla popsaná, dá se navrhnout srozumitelný průběh. Výchozí cena této aplikace je od 19 000 Kč.
Určete, co zabírá čas a kapacitu
Ke každé rezervovatelné službě napište délku, potřebného člověka a případný prostor nebo vybavení. Přidejte čas na přípravu i dokončení. Například hodinový termín může v provozu zabrat delší úsek, pokud po něm následuje úklid nebo přesun.
U skupinové služby určete počet míst. U individuální služby si ověřte, zda různé nabídky nesdílejí stejnou místnost nebo pracovníka. Volný termín vzniká teprve tehdy, když jsou současně dostupné všechny potřebné části.
Popište běžný týden i výjimky
Napište obvyklou pracovní dobu, přestávky a dny, kdy se rezervace nepřijímají. Vedle toho sepište výjimky: dovolenou, uzavřený provoz nebo jednorázově prodlouženou dostupnost. Rozhodněte, kdo bude tyto změny zadávat.
Určete také předstih. Jak brzy před začátkem lze termín vybrat a jak daleko dopředu se mají možnosti ukazovat? Zákazník potřebuje vidět nabídku, kterou lze skutečně přijmout. V zadání proto popište i ručně blokované časy a rezervace domluvené jinou cestou.
Rozhodněte o potvrzení a změnách
Ujasněte si, zda zákazník rovnou vytváří potvrzenou rezervaci, nebo posílá požadavek k vašemu posouzení. Pojmenujte jednotlivé stavy a informace, které má člověk po dokončení výběru vidět. Stejný stav musí být srozumitelný také v přehledu provozu.
Zvlášť popište změnu a zrušení termínu: kdo je může provést, do kdy a zda potřebují další potvrzení. Ujasněte si, co se stane s uvolněným místem a kdo se o změně dozví. Konkrétní podmínky má určit provozovatel podle svého způsobu práce.
Projďte celý den nanečisto
Na papíře si sestavte ukázkový den. Přidejte krátkou i dlouhou službu, přestávku, obsazenou místnost a změnu pracovní doby. Potom zkuste přidat další termín. U každého případu musí být jasné, proč ho lze, nebo nelze přijmout.
Vyzkoušejte i současný zájem dvou lidí o stejné místo nebo zrušení těsně před začátkem. Takové případy zpřesní pravidla dřív, než se začnou převádět do rozhraní. Výsledkem je krátký seznam služeb, dostupnosti, kapacit, stavů a odpovědností, o který se může návrh opřít.
Máte vlastní pravidla objednávání? Sepište běžný průběh a situace, které potřebujete řešit.